Témoignages
TOPSYS gère tous les encours clients avec Commence
La société :
Employant 20 personnes, Topsys est éditeur et concepteur d’un logiciel de gestion pour les hôtels ayant de 25 à 250 chambres.
Le besoin initial :
» Depuis le début de notre activité, nous essayons de garder une trace de toutes les relations que nous avons avec nos clients. Le premier besoin a été de pouvoir partager un planning. Avec l’accroissement de l’entreprise, les besoins en partage d’informations ne cessent de croître, » déclare Denis Vitrai, responsable des opérations chez Topsys.
Et d’ajouter : » Nous avons commencé avec Access qui, trop gourmand en ressources, plantait toutes les autres applications. »
La solution COMMENCE :
» En 1998, nous avons testé COMMENCE et nous l’avons trouvé génial. En 2000, nous sommes passés de la version 3 à COMMENCE 2000.
Nous utilisons COMMENCE pour la gestion complète de la clientèle et notamment des interventions : appels téléphoniques, déplacements, télémaintenance. Nous suivons tous les encours avec les clients : ventes, contrats, besoins et consommations en terme de maintenance et de formation. Nous gérons également les rendez-vous, les plannings de vacances, etc. Nous apprécions tout particulièrement la facilité d’utilisation : sa prise en mains par un nouveau collaborateur est immédiate. Autre atout du produit : sa personnalisation. Enfin, c’est un logiciel ouvert à d’autres applications, outils bureautiques et de messagerie. »
Commence améliore la circulation de l’information chez Thales Navigation
La société :
Filiale du groupe Thalès, Thales Navigation (ex DSNP) est le leader européen des systèmes GPS pour les applications civiles professionnelles. Créé en 1996, implantée à Carquefou (Loire Atlantique), Thales Navigation compte 650 collaborateurs.Le besoin initial :» Nous recherchions un outil permettant à la fois en interne le partage d’information et en externe le marketing direct », indique la Responsable Communication Europe.» Ayant étudié plusieurs solutions comparables, nous avons finalement opté pour COMMENCE. «La solution COMMENCE :« Ce qui nous a véritablement séduit dans ce produit, c’est sa souplesse et son ouverture. COMMENCE est installé sur une trentaine de postes, au service communication, au service commercial, et au marketing. COMMENCE remplit parfaitement sa fonction d’enrichissement et de partage de l’information. Ainsi, les utilisateurs de COMMENCE constatent souvent que cet outil a grandement amélioré la circulation de l’information entre les services. De plus, il nous permet de mener des campagnes ciblées de marketing direct et d’en traiter les retours. »
Le Sénat choisit la solution logicielle Commence pour gérer l’agenda du Président
Entre 1995 et 1998, sous l’impulsion de son président M. Poncelet, le Sénat développe son informatique en réseau. A l’époque, l’une des problématiques rencontrées vient de l’administration de l’agenda du Président, qui concerne directement une quarantaine de personnes. Istri, représentant français d’éditeurs de logiciels de pointe dans les domaines de l’organisation et de l’accès à l’information, remporte via son intégrateur Isysoft, l’appel d’offre de l’institution. Fin 1998, le Sénat s’équipe ainsi de COMMENCE, une solution logicielle complète et évolutive de gestion d’applications collaboratives. Les larges fonctionnalités de ce produit sont peu à peu dévolues à d’autres services du Sénat. Ainsi en juillet 2002, la Questure intègre ce logiciel pour la gestion des salles de réceptions, soumise à une organisation complexe.
L’agenda du Président : une administration en réseau nécessaire
Les rendez-vous et déplacements du Président du Sénat, concernent pas moins de 40 personnes – chef de cabinet, secrétaires particulières, chauffeurs, agents de sécurité et intendants. L’agenda nécessite une gestion collaborative permettant une interaction forte entre les différentes personnes concernées. Longtemps géré sur support papier, l’emploi du temps du Président était alors dupliqué et distribué chaque jour aux différents services. Une perte de temps, qui, à l’heure de l’informatisation en réseau rendaient ce procédé obsolète. Pour palier ce problème, le Sénat s’interroge en 1998 sur la mise en place d’un outil de gestion informatisé. Au terme d’un appel d’offre, le Sénat retient Commence, distribué et adapté au marché français par la société Istri..
« Nous souhaitions trouver une solution facile d’utilisation et suffisamment technique pour permettre différents niveaux de délégation. Le périmètre initial était étroit puisqu’il concernait uniquement l’agenda du Président. Certains éditeurs nous ont proposé des solutions beaucoup trop complexes par rapport à nos besoins, en oubliant que le Sénat, malgré le prestige de l’institution, n’était qu’une simple PME. Lorsque l’intégrateur Isysoft nous a proposé Commence nous avons été immédiatement séduit par cet outil ainsi que par le sérieux et le professionnalisme de leurs équipes. », précise Maurice-Pierre Planel, administrateur.
Une solution souple pour une organisation protocolaire :
« Désormais tous les agents responsables du bon déroulement des obligations du président – chauffeurs, intendants, agents de sécurité – sont prévenus automatiquement de leurs tâches pour la journée, la semaine ou le mois. Ils peuvent ainsi anticiper leurs actions, pour une plus grande efficacité. », note Pierre Alleaune, chef de cabinet.
Le chef de cabinet, Pierre Alleaune, chargé, entre autre, de la tenue de l’agenda, ainsi que les secrétaires particulières du Président, sont les seuls admis à le remplir ou le modifier. Les autres services peuvent à tout moment visualiser cet emploi du temps mais ne peuvent interagir dessus.Offrant la même souplesse d’utilisation que le support papier, intuitif et facilement paramétrable, le logiciel d’administration COMMENCE a immédiatement séduit l’ensemble des personnes concernées par l’agenda du Président.
Plus de 1000 manifestations par an
Christine Pierrangelo, responsable de la Questure, commente le procédé de réservation des salles » La procédure de réservation est longue et répétitive. Les demandeurs de salles prennent une option téléphonique auprès du service du secrétariat général de la Questure. Puis cette demande est inscrite sur un planning avec une visibilité à 24 mois. Il faut ensuite une confirmation écrite du parrainage d’un sénateur ce qui déclenche l’ouverture d’un dossier soumis à l’approbation du secrétaire général de la Questure. Une fois cette étape franchie, reste encore à confirmer la salle et établir une fiche technique comportant toutes les options désirées pour la réception (traiteur, service de sécurité, audiovisuel, traduction, etc.). Enfin il faut délivrer une facture et l’imputer au Sénateur parrainant la manifestation. Avant COMMENCE, toutes ces étapes étaient validées manuellement ! »
Début 2002, la Questure du Sénat, chargée de la réservation, de l’intendance, de l’aménagement et de la logistique des cinq salles de réceptions du Sénat, s’interroge sur la mise en place d’un outil informatique de planification. Les logiciels évalués à l’époque bouleversaient les processus de travail pourtant inamovibles.
Finalement, la Questure retient COMMENCE, seule solution capable, sans modifier la procédure, de la simplifier en l’automatisant. En juillet 2002, le logiciel est configuré pour prendre de bout en bout, la gestion et la facturation des salles. Une planification complexe, puisque 1000 manifestations ont lieu chaque année au Sénat. Il peut parfois y avoir jusqu’à 7 manifestations par jour !
« La gestion des salles du Sénat, répond à une procédure complexe. Nous souhaitions un outil suffisamment souple pour s’y adapter. Nous ajoutons sans cesse de nouvelles fonctionnalités propres à l’organisation du Sénat. Ainsi, nous avons un logiciel entièrement personnalisé et répondant parfaitement à nos attentes », se réjouit Christine Pierrangelo.
L’ONU choisit Commence comme progiciel de CRM
La société :
Les Nations Unis (ONU) ont retenu le progiciel COMMENCE pour gérer toute la logistique préparatoire du « Sommet Mondial sur la Société de l’Information », et la relation avec les participants et les orateurs.
Le besoin initial :
Le secrétariat chargé des préparatifs du sommet, a choisi COMMENCE RM pour la gestion de toutes les informations concernant le programme et les participants au sommet, à un échelon mondial. Un fichier qui, selon le secrétariat exécutif, devrait se compter en centaines de milliers de personnes. COMMENCE RM, une des principales solutions de CRM pour petites et moyennes entreprises, permettra de gérer la préparation du salon avec l’efficacité et la maîtrise que cet outil offre, plus traditionnellement, aux entreprises désireuses de mieux gérer leur prospection et leur suivi client.
« COMMENCE RM est un outil essentiel pour gérer l’organisation du sommet. Pour préparer un événement tel que le WSIS, dont l’objectif est de communiquer sur et avec la « Société de l’Information », nous nous devons d’utiliser des technologies qui nous permettent des interactions qualitatives avec chaque intéressé », commente Alain CLERC, Directeur de la division « Civil Society » du secrétariat du sommet, basé en Suisse.
La solution COMMENCE :
« COMMENCE RM offre une vue d’ensemble complète du processus de préparation, rendant l’information toujours disponible aux personnes en ayant besoin. Cela nous aide à travailler ensemble, à communiquer plus efficacement et à répondre de manière pertinente et rapide aux requêtes ».
Les commerciaux d’OBERTHUR optimisent leur gestion avec Commence
La société :
Employant 5 000 personnes, Oberthur est un imprimeur international spécialisé dans l’impression de formulaires sécurisés : billets de banque, chéquier, cartes bancaires et billets de loterie.
Le besoin initial :
» En 1997, nous nous sommes mis à la recherche d’une solution informatique visant à faciliter le travail des ingénieurs commerciaux et notamment la gestion de leurs agendas. « , déclare Bernard Lixon d’Oberthur, directeur du développement marketing et commercial.
La solution COMMENCE :
» C’est notre directeur technique qui s’est mis en quête du logiciel idéal. Nous avons retenu COMMENCE pour sa convivialité et sa facilité d’utilisation. Nous utilisons COMMENCE pour la gestion de nos agendas, de nos courriers… de toute notre activité. C’est un excellent logiciel qui nous fait gagner beaucoup de temps. »
Commence, un outil complet pour Frénéhard & Michaud
La société :
Implantée à L’Aigle (61), Frénéhard & Michaud est une entreprise plus que centenaire de quincaillerie de toiture et sous-traitance métallique, comprenant 200 collaborateurs.
Le besoin initial :
» Le service qualité voulait diffuser des documents sous forme électronique entre les différents sites et les divers services », signale Sébastien Masselin, Contrôleur qualité. » Sur les conseils de Sopregi, avec qui nous travaillons régulièrement, nous nous sommes déterminés pour COMMENCE. »
La solution COMMENCE :
» 21 personnes utilisent maintenant COMMENCE, dans les services qualité, commercial, bases de données, RD, et sécurité. Pour la mise en place de cet outil, nous avons procédé par paliers. Suite à la réussite de cette mise en place, nous avons ensuite développé une base de gestion commerciale. L’installation et la prise en main du produit sont aisées. Je peux témoigner que quand on rentre dans le produit, même quand on n’est pas informaticien à l’origine, on arrive rapidement à des résultats très intéressants. »
Commence, une « boîte à outils » pour Canal de Provence
La société :
La Société du Canal de Provence, créé en 1958, intervient dans les domaines de la distribution d’eau et de l’ingénierie environnementale. Située à Aix en Provence, la société compte 400 collaborateurs.
Le besoin initial :
» A l’origine, nous recherchions une solution de gestion de contacts, de gestion d’agenda, et d’échange d’informations clients « , révèle Guy CARDOEN, Responsable Informatique. « Par le bouche à oreille et suite à nos contacts avec notre revendeur, Ategis, nous avons choisi COMMENCE. »
La solution COMMENCE :
» A l’usage, COMMENCE dont nous détenons maintenant 50 licences, s’est révélée être une véritable boîte à outils, qui nous a permis de développer une dizaine d’applications spécifiques tournant sur un seul serveur. Parmi ces applications, on peut citer : la gestion des courriers dans les secrétariats des divers services, la gestion du parc informatique (1400 appareils), la recherche par mots clés de documents dans les archives (plans, cotes, dessins techniques), la gestion des candidatures, le partage d’information clients entre les commerciaux grands comptes. Je suis enthousiasmé par la souplesse de COMMENCE et ses capacités de mise en relation de bases de données. »
Quand le CRM profite à tous les collaborateurs
La société :
Spécialisée dans le domaine de la connectique industrielle et le précâblage de plinthes techniques, Wago France est une PME de 100 personnes qui évolue dans un secteur fortement concurrentiel. Pour optimiser sa gestion commerciale et clientèle, elle a décidé de déployer le logiciel COMMENCE RCI de l’éditeur Istri.
» Nous avons consulté différents éditeurs du marché. Il nous fallait un logiciel qui soit adaptable à notre façon de travailler « , explique Bertrand Voisine, Directeur marketing.
Le besoin initial :
Chez Wago, la réussite du CRM tient surtout à à la parfaite synergie de travail entre les équipes et au focus « utilisateurs » qui a été pivot du projet. Avec, pour première étape, la construction de la base de données clients, en lieu et place des traditionnels tableurs Excel.
La solution COMMENCE :
En moins de trois mois, les commerciaux itinérants et sédentaires ont pu accéder à des fonctions de gestion de devis, d’historique client, de gestion d’agendas et de rapports de visite.
» Au fur et à mesure des besoins de nos collaborateurs, nous ajoutions des fonctions de gestion greffées à la base », souligne Bertrand Voisine. Car chez Wago, c’est le département marketing, véritable soutien des équipes commerciales, qui gère l’informatique et qui a notament suivi les formations à l’outil de CRM.
» Il faut apprendre à être flexible et à ne pas imposer de nouvelles méthodologies de travail, pour qu’ au contraire, les utilisateurs s’approprient progressivement l’outil et soient les acteurs du projet. »
Autre raison du succès de ce projet : Sa dimension transversale.
Commerciaux, secrétaires, comptables, marketers.., au total une cinquantaine de personnes accèdent aux mêmes données unifiées selon leur besoin, via le web. Le secrétariat, au niveau des devis, la comptabilité, pour obtenir des informations clients sur les mauvais payeurs et éviter les engagements commerciaux à risque, le bureau d’études pour donner des renseignements sur les chiffrages et sur les devis à plus long terme.
Commence accompagne le développement de BRAVOSOLUTION
La société :
BravoSolution est un portail pour le BTP, filiale du groupe Italcimenti, avec des implantations en Italie, Espagne, et France. COMMENCE a d’abord été choisi par la filiale française, dès sa création début 2001, et, depuis, étendu aux autres sociétés du groupe sur plus de 80 postes. Le serveur de l’application COMMENCE pour l’ensemble du groupe est en Italie.
» Dans le cadre de la création de notre portail Internet, nous avions identifié notre besoin d’ un outil de gestion de prospects et de suivi d’ activité simple, à la maintenance limitée, permettant un partage de l’information, autonomie dans l’administration, aux coûts adaptés, et avec une adaptabilité nécessaire à notre croissance et à l’ évolution de nos besoins « , indique Sylviane LEBON, Responsable du Call Center de Bravosolution.
Le besoin initial :
» Je connaissais le CRM et ses avantages, mais plutôt pour les grands comptes.Une sélection des produits à moins de 10 000 F par poste nous a permis de sélectionner Goldmine, Act !, Maximizer, et COMMENCE. Nous avons rencontré chacun de ces prestataires. Ce qui nous a véritablement séduit dans COMMENCE, c’est son tarif et ses avantages : utilisable par tous les intervenants de la société, réalisant un réel partage de l’information, évolutif, flexible. Grâce à notre revendeur COMMENCE, le logiciel a été installé et paramétré en 2 jours, la prise en main par les utilisateurs a été complète en 15 jours. »
La solution COMMENCE :
» COMMENCE est installé au Service commercial et marketing pour la prospection, le suivi client, la planification et le suivi des actions,… et au Centre d’appel pour le suivi de la prospection et du recrutement de partenaires. L’évolutivité de l’application est très appréciable. Les demandes d’évolution et de personnalisation de l’application peuvent être satisfaites très rapidement. Les utilisateurs de COMMENCE sont très satisfaits. »
Commence assure la transmission de l’information à la CFDP.
La société :
La CFDP (Compagnie Française de Défense et de Protection) est la première entreprise française indépendante dans le domaine de l’assistance juridique globale. Les contrats de protection juridique de CFDP sont proposés par des courtiers et agents généraux d’assurance partenaires des 80 délégations régionales, réparties sur toute la France.
Le besoin initial :
Améliorer le traitement et le partage de l’information entre les délégations, en s’intégrant aux systèmes d’information en place et en permettant la mise en place d’outils de pilotage.
La solution COMMENCE :
» Le traitement de l’information s’appuie pour une large part sur une application développée à partir de COMMENCE et implantée dans les 80 délégations « , précise Philippe GOURGUES, Responsable des Systèmes d’Information.
» Cette application utilise les nombreuses fonctionnalités standards de COMMENCE : interfaces Outlook, courriers automatiques, déclenchement d’actions sur événements… Néanmoins, elle va bien au delà, puisqu’elle gère : les clients, leurs contrats et primes, leurs sinistres avec les tiers, les relations avec avocats et experts concernés et tous les courriers correspondants.
A partir de la fonction sophistiquée de réplication de COMMENCE, un automate de synchronisation a été développé qui remonte vers le serveur national, au siège de Lyon, toutes les informations financières et comptables modifiées dans la journée sur les 80 sites régionaux, via un réseau privé de télécommunications. L’automate redescend les informations traitées vers les régions qui ont ainsi à disposition les tableaux de bord à J+1, et toutes les informations communautaires à jour y compris les modifications d’applications.
La Base centrale gère 25.000 clients, 135.000 sinistres et plus de 300.000 écritures comptables qui sont source de données utilisées dans l’Intranet CFDP sous forme de statistiques et de tableaux d’aide à la décision. La démarche de recherche de solution et d’accompagnement a été menée par le Cabinet Mig-Conseil. La formation des utilisateurs, complétée par une documentation spécifique, a rendu très vite les délégations autonomes dans la prise en main du système. »
EGH gère toute sa clientèle avec Commence…
La société :
Basée à Aix-en-Provence, et employant 7 personnes, EGH exporte du matériel hydraulique en Afrique francophone et aux pays du Maghreb.
Le besoin initial :
» Il nous fallait un logiciel de prospection avec une base de prospects, de clients, un archivage des lettres, des offres, des devis. Nous avons eu une solution sous Access qui fut un échec « , déclare Catherine Guérin, assistante de direction.
La solution COMMENCE :
» Début 98, nous avons adopté COMMENCE qui nous offrait toutes les fonctionnalités que nous attendions. Ce qui nous a plu dans le produit c’est avant tout sa convivialité. C’est un outil fiable puisque nous y avons toute notre base de clients et de prospects. »
